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管理制度
发布时间:2014-11-17 11:29:14  阅读:2523次

重庆市江西商会会议制度


    为进一步规范商会管理,加强各会员单位间的交流联系,提高工作效率,特制定此规定。
第一条 会议的类型
商会会议按参加人员的范围分为会员大会、理事会、会长办公会(即常务理事会)、常务会长办公会;按时间频率分为例会及临时会议。
第二条 会议的原则
1、坚持会议从简的原则。
反对铺张浪费,各级会议宜选择在不付费用的场地进行,严格控制会务费用,可优先考虑在商会所在地、轮值会长(副会长)公司所在地。
2、坚持重点交流的原则。
所有会议必须有包括会议议题的会议通知,涉及议题的有关文件资料须作为会议通知的一部分。各参会人员均需要在会议前准备好自己需要交流的内容,有针对性、有秩序、有重点的交流。其中,
(1)会长办公会的会议通知,应至少提前3天发送给所有参会者。
(2)理事会、会员大会的会议通知,应至少提前10天发送给所有参会者。
(3)会议通知发放方式为电子邮件、短信(应设置要求回复),团拜会还应邮寄纸质平邮邀请信函。
3、原则上各级会议时间均不得少于30分钟。
4、除参会人员外,商会名誉会长、顾问,会长、当月轮值会长认为需要列席会议的人员可受邀列席会议。商会副秘书长、办公室主任作为会议秘书和工作人员列席会议。
5、每次会议结束后,秘书处负责整理会议纪要,并经秘书长、轮值会长、会长依次签认后,以邮件方式发送给所有参会人员,并在商会秘书处保留加盖公章的纸质会议纪要一份备查,摘要刊登在商会QQ群、网站和刊物上。
6、会议签到表会后需秘书处存档,年底统计出席情况。
第三条 例会管理
1、会长办公会
1)召开时间:每两月召开一次。
2)主持人:当月轮值会长或会长。
3)参会人员:商会会长、常务副会长、副会长、秘书长;
4)会议取消:除非会长和当月轮值会长共同决定,会长办公会不得取消。
5)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向当月轮值会长请假,并委派代表出席。                                                                                                       

6)议事规则:
A)所有预定议题必须有决议,非预定议题,可以没有决议。
B)在主持人的主持下,依次讨论各预定议题,根据章程规定表决,表决结果作为会议的决议。非预定议题须获得商会会长同意方可纳入会议讨论,但其相应的决议和预定议题相同。
7)会议预定议题由主持人和会长负责收集并共同决定,并原则上应提出相应的解决方案或意见,供参会者讨论。
8)轮值会长交接是本会议的固定会议内容。
2、理事会
1)会议时间:每半年召开一次
2)主持人:会长或会长指派的常务会长。
3)出席人员:全体理事
4)会议取消与改期:根据商会章程规定每年两次的理事会不得取消,除非不可抗力因素影响,会期一经确定并发出会议通知则不可改期。临时会议按本制度第四条执行。
5)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向秘书长请假,并派代表出席。
6)议事规则:
A)所有议题须为预定议题,且必须有决议。
B)在主持人的主持下,依次讨论各议题,在各参会者充分表达意见后,根据章程规定表决,表决结果作为会议的决议。非预定议题须获得商会会长同意方可纳入会议讨论,但其相应的决议和预定议题相同。
C)各议题的提案人由会长办公会决定。
7)按照章程规定,会议内容为:
A)研究执行会员大会的决议的具体措施办法;
B)选举和罢免会长、常务会长、副会长、常务理事、秘书长;
C)议定筹备召开会员大会的有关事宜;
D)议定向会员大会的工作报告及财务报告;
E)决定会员的吸收和除名;
F)需要时,决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;
G)需要时,决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任;
H)检查、指导本会各机构的工作;
I) 审议、修订商会内部管理制度;
J) 决定其他应由理事会决定的重大事项。
会议内容和议题由会长办公会决定,并应提出相应的解决方案或意见,供参会者表决。
3、会员大会
1)会议时间:每年一次
2)主持人:会长或会长指派的常务会长。
3)出席人员:全体会员
4)会议取消与改期:根据商会章程规定会员大会不得取消,除非不可抗力因素影响,会期一经确定并发出会议通知则不可改期。
5)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向秘书处请假,并委派代表出席会议。

6)议事规则:
A)所有议题须为预定议题,且必须有决议。
B)在主持人的主持下,依次讨论各议题,在各参会者充分表达意见后,根据章程规定,表决结果作为会议的决议。非预定议题须获得商会会长同意方可纳入会议讨论,但其相应的决议和预定议题相同。
C)各议题的提案人由理事会决定,参会者欲针对议题发表意见,须在接到会议通知后3日内向秘书处提出,并说明发言时间和意见摘要。在不妨碍会议秩序和总体时间控制的前提下,理事会和秘书处应予以安排。但未照此规定提出发言申请的,理事会或秘书处可知会主持人不予安排发言。
7)按照章程规定,会议内容为:
A)制定和修改章程;
B)制定和修改会费收取标准;
C)选举(增补)和罢免理事;
D)审议理事会的年度工作报告和年度财务报告;
E)决定终止事宜;
F)决定其他重大事宜。
会议内容和议题由理事会决定,并应提出相应的解决方案或意见,供参会者表决。
第四条 常务会长办公会
1、设立目的及性质:为提高商会会议效率,特设立商会常务会长办公会作为商会临时会议,同时为切实落实“民主办会”的精神,会长的职权由商会常务会长办公会行使。
2、会议召集人:会长或当月轮值会长。
3、参会人员:会长、常务副会长、秘书长,列席会议人员:法律顾问、办公室主任以及其他应邀参加会议的人员。
4、本会章程或本会制度规定的商会会长行使的职权由商会常务会长办公会行使,常务会长办公会可就会长职权范围内的事项直接做出决议。
5、常务会长办公会所议事项超出会长职权范围的,其决议需发送给会长办公会组成人员。三分之一以上会长办公会组成人员对会议决议有异议的可要求召开会长办公会重新讨论。
第五条 临时会议管理
1、临时会议的召集人;
1)临时常务会长办公会的召集人为会长或轮值会长;
2)临时会长办公会的召集人为会长或轮值会长;
3)临时理事会议的召集人为会长办公会;
4)临时会员大会的召集人为理事会。
2、发起人需负担组织会议的责任,必要时可指定无相应参会权利的需出席人员列席会议,并按前述相关规定发出会议通知。
3、临时会议具有与例会同等的法律效力,其主持人、出/列席人员、考勤办法、议题、议事规则及签到、纪要等,应符合相应例会的规定。
第六条 附则
1、本制度最终解释权、修改权归商会会长办公会。

 
重庆市江西商会
二○○九年二月二十八日

重庆市江西商会财务管理制度


第一章 总则
第一条 为认真贯彻执行国家有关的财务管理制度,建立健全商会财务管理,编制财务计划,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,便利有关机构及财政、税务、银行部门了解、检查商会的财务工作,特制定本制度。
第二条 商会财务部门由会计、出纳和审计工作人员组成。
第三条 商会全体会员办理与本商会有关的财会事务,必须遵守本规定。

第二章 财务工作岗位职责
第四条 财务部工作岗位职责
商会建立财务部,负责商会财务工作的日常检查监督。财务部由本商会常务理事会推荐熟悉财务、工作认真负责的2人组成。负责以下工作:
1、编制和执行预算、财务收支计划、拟订资金筹措和使用方案,开辟财源,有效地使用资金;
2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,督促本商会降低消耗、节约费用、提高经济效益;
3、建立健全经济核算制度,利用财务会计资料进行经济活动分析;
4、承办商会常务理事会交办的其他工作。
第五条 会计的主要工作职责
1、按照国家会计制度的规定,记帐、复帐、报帐做到手续完备,数字准确,帐目清楚,按期报帐。
2、按照经济核算原则,定期检查,分析商会财务、成本和节余的执行情况,考核资金使用效果,及时向商会管理和运行提出合理化建议,提供财务决策支持。
3、妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。
4、按商会规定的收费制度收取会员的会费。会员年费的缴纳标准为(人民币):
1)会长:壹拾捌万元; 2)常务会长:陆万元; 3)副会长:贰万元
4)理事:贰仟元    5)会员:陆佰元
5、完成商会会长或轮值会长交付的其他工作。执行商会常务会长办公会或会长办公会决议。
第六条 出纳的主要工作职责
1、认真执行现金管理制度。
2、严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支现金,不认白条抵压现金。
3、建立健全现金帐、银行帐等出纳各种帐目日记帐,严格审核现金收付凭证,并编好单据顺序号。
4、严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经商会会长签字后,方可生效。
5、积极配合银行做好对帐工作。
6、配合会计做好各种帐务处理,于次月1日扎好现金收支表,次月2日拿回银行对帐单核对扎帐。
7、完成商会会长或轮值会长交付的其他工作。执行商会常务会长办公会或会长办公会决议。

第三章 财务支出
第七条 商会财务支出包括以下几个方面
1、商会工作人员的工资;
2、商会会员大会、理事会、会长办公会、常务会长办公会会议经费;
3、商会外聘人员的劳务费用;
4、商会办公场地、办公用品支出费用;
5、商会接待费用;
6、商会因公出差人员的差旅费用;
7、商会制度规定或会长办公会、会长批准的用于商会的其他开支;
第八条 商会具体支出的标准另行规定。

第四章 财务工作管理
第九条 商会实行年度财务审计办法,每年年末由理事会选择具有资质的第三方机构对商会进行财务审计,并将具有法律效力的审计报告向会员大会汇报。
第十条 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
第十一条 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
第十二条 会计、出纳办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记帐凭证,并须在记帐凭证上签字。
第十三条 在商会财务部的监督下,会计、出纳应当每月进行财务清查,保证帐簿记录与实物、款项相符。
第十四条 财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报商会会长和秘书长,并报送有关部门。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计、轮值会长、会长签名或盖章。
第十五条 会计、出纳对本商会实行会计监督。对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。
第十六条 会计、出纳发现帐簿记录与实物、款项不符时,应及时向商会轮值会长、会长长书面报告,并请求查明原因,作出处理。会计、出纳均对上述事项无权自行作出处理。
第十七条 财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。
第十八条 会计、出纳调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。办理交接手续,由商会秘书长进行监交。

第五章 支票管理
第十九条 支票由出纳或商会会长指定专人保管。支票使用时须有“支票领用单”,经商会会长签字批准,然后将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。
第二十条 支票付款后凭支票存根,发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、会长审批。填写金额要无误,完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。
第二十一条 财务人员月底清帐时凭“支票领用单”转应收款,发工资时从领用工资内扣还,当月工资扣还不足,逐月延扣以后的工资,领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。
第二十二条 对于报销时短缺的金额,出纳要及时催办。
第二十三条 出纳支付每一笔款项,不论金额大小均须商会领导签字。商会领导外出应由出纳设法通知,同意后可先付款后补签。商会领导的审批签字权责如下:
1、商会秘书长负责日常办公经费开支的审核,并经轮值会长签字后方能支付。
2、举办活动、购置固定资产等非日常办公经费的开支,如有预算且未超支的,按照前款规定执行。没有预算或预算超支但金额不超过1万元的,还须报请会长或轮值会长决定;超过1万元但不足5万元的,需提请会长办公会会议审议决定;超过5万元的,还需征得理事会的同意。
3、预算、会长办公会或理事会会议的会议纪要(加盖公章后),以及会员的签字作为相应的审批凭据。

 
第六章 现金管理
第二十四条 商会可以在下列范围内使用现金:
1、职员工资、津贴、奖金;
2、个人劳务报酬;
3、出差人员必须携带的差旅费;
4、结算起点以下的零星支出;
5、商会制度另行规定的或会长办公会、会长批准的其他开支。
第二十五条 除本规定第二十一条外,出纳支付个人款项,超过使用现金限额2000元以上的,应当以支票支付;确需全额支付现金的,经会计审核,商会轮值会长批准后可支付现金。
第二十六条 商会固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采取转帐结算方式,不得使用现金。
第二十七条 日常零星开支所需库存现金限额为1000元。超额部分应存入银行。
第二十八条 出纳支付现金,可以从商会库存现金中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的,应事先报经商会会长批准。
第二十九条 出纳从银行提取现金,应当填写《现金领用单》,并写明用途和金额。
第三十条 商会职员因工作需要借用现金,需填写《借款单》,经会计审核并交商会秘书长批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款,在当月工资中扣还。
第三十一条 符合本规定第二十一条的,凭发票、工资单、差旅费单及商会认可的有效报销或领款凭证,经手人签字,会计审核,商会领导批准后由出纳支付现金。商会领导批准权限按本规定第二十条执行(下同)。
第三十二条 发票及报销单经商会领导批准后,由会计审核,经手人签字,金额数量无误,填制记帐凭证。
第三十三条 工资由财务人员依据商会秘书处每月提供的核发工资资料代理编制职员工资表,交秘书长审核,商会轮值会长签字,财务人员按时提款发放工资,填制记帐凭证,进行帐务处理。
第三十四条 差旅费及各种补助单(包括领款单),由会计审核时间、天数无误并报秘书长复核后,送商会领导签字,填制凭证,交出纳员付款,办理会计核算手续。
第三十五条 无论何种汇款,财务人员都须审核《汇款通知单》,分别由经手人、秘书长、商会领导签字。会计审核有关凭证。
第三十六条 出纳人员应当建立健全现金帐目,逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结,每日结算,帐款相符。

 
第七章 会计档案管理
第三十七条 凡是本商会的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档。
第三十八条 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),专人归档保存,归档前应加以装订。
第三十九条 会计报表应分月、季、年报、按时归档,由商会会长和财务部指定专人保管,并分类填制目录。
第四十条 会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经商会轮值会长批准。


第八章 处罚办法
第四十一条 出现下列情况之一的,对财务人员(指会计或出纳)予以警告并扣发本人月薪1-3倍:
1、超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的;
2、用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的;
3、未经批准,擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的;
4、利用帐户替其他单位和个人套取现金的;
5、未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的;
6、保留帐外款项或将商会款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的;
7、违反本规定条款认定应予处罚的。
第四十二条 出现下列情况之一的,财务人员应予解聘。
1、违反财务制度,造成财务工作严重混乱的;
2、拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的;
3、伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的;
4、利用职务便利,非法占有或虚报冒领、骗取商会财物的;
5、弄虚作假、营私舞弊,非法谋私,泄露秘密及贪污挪用商会款项的;
6、在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使商会利益遭受损失的;
7、有其他渎职行为和严重错误,应当予以辞退的。


第八章 附则
第四十三条 本制度经商会会长办公会通过之日起生效
第四十四条 本制度最终解释权、修改权归商会会长办公会。

 

 

重 庆 市 江 西 商 会
二OO九年二月二十八日

 

 
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